Pro plánování a řízení projektů na firemní úrovni je vhodné používat produkt MS Project. Pokud jej nemáte k dispozici, lze použít některou z volně dostupných nebo levnějších náhrad. Například Gantt Project, Planner, Omniplan, Visio nebo další.

Pokud máte ale v úmyslu vizualizovat spíše jednoduchý projekt, lze si velmi účinně pomoci i v Excelu. Výsledek může vypadat takto:

Vytvořit Ganttův diagram v Excelu není vůbec složité – jedná se klasický skládaný pruhový graf s plně dynamickým obsahem (včetně indikátoru aktuálního data), a takovýto Ganttův diagram vyhotovíte během několika málo minut. Jak na to?

Předně potřebujete tabulku se vstupními údaji pro Ganttův diagram, která může vypadat takto:

Postup: Ganttův diagram v Excelu

1. Z oblasti A2:C12 vytvořte pruhový skládaný graf;
2. Z Grafu odstraňte (např. přes DEL) legendu (nebudete ji potřebovat);
3. Naformátujte hlavní svislou osu Y (ta co zobrazuje jednotlivé úkoly);

3.1. Zde zatrhněte volbu „Kategorie v obráceném pořadí“;

3.2. Dále Vodorovná osa protíná … V maximální kategorii;

4. Datovou řadu Datum zahájení v Ganttově diagramu nepotřebujete zobrazovat, ale nemůžete ji odstranit. Pomůžete si jejím odformátováním. Vyberte tedy v Ganttově diagramu řadu Datum zahájení a nastavte pro ni přes tlačítka Výplň tvaru a Obrys tvaru volby Bez výplně.
5. Naformátujte vodorovnou osu X (ta, co zobrazuje datum);

5.1. V možnostech osy nastavte minimální a maximální datumový rozsah (je nutné zadat číslo odpovídající datu zahájení a datum dokončení projektu);

5.2. Pokud se na vodorovné ose nebude zobrazovat datum, je možné přes část Číslo nastavit formát data;

6. A máte téměř hotovo. Nyní stačí Ganttův diagram v Excelu doformátovat dle libosti, dosadit popisky, pojmenovat Ganttův diagram a provést další libovolné úpravy.

Ganttův diagram obsahující údaje o zdrojích a míře dokončení úkolu

1. Ve sloupci D jsou uvedeni lidé, kteří na úkolech pracují a ve sloupci E je zobrazena procentuelní míra dokončení konkrétního úkolu.
2. Lze si vytvořit pomocný sloupec, např. F, kde můžete tyto údaje spojit do jednoho výrazu a ten následně propojit na textové pole do Ganttova diagramu.
3. V pomocném sloupci F lze vytvořit tento vzorec: =CONCATENATE(D3;"; ";HODNOTA.NA.TEXT(E3;"0%")&" dokončeno")
4. Nyní se přesuňte do Ganttova diagramu, kam je nutné vložit textové pole, do kterého budete vkládat výsledek vytvořeného vzorce.
5. Upravte velikost a formát textového pole.
6. Mějte textové pole označeno a přejděte do řádku vzorců, kam zapište = a odkažte na příslušnou buňku. V našem případě na buňku F3.
7. Tento postup opakujte pro každý úkol.
8. Tím bude Ganttův diagram doplněn o aktuální jméno zdroje a míru dokončení úkolu.

Ganttův diagram obsahující indikátor aktuálního data

1. Do Ganttova diagramu lze dodat svislý pruh, který bude určovat aktuální datum nebo datum stavu. Tohoto lze dosáhnout přes XY bodový graf s rovnými spojnicemi, který musí mít specifické vstupy. V našem případě se jedná o oblast A14:B16.
2. Protože do pruhového grafu nejde jednoduše dodat graf bodový, pomůžete si mezikrokem.
3. Přes příkaz Vybrat data můžete přidat novou řadu. Název řady bude odkaz na buňku A14, Hodnoty řad budou B15:B16. Na obrazovce se objeví nový malý prvek grafu.
4. Vyberte řadu Aktuální datum a změňte ji na graf bodový s rovnými spojnicemi (kategorie XY bodový). Po této akci sice prvek grafu (datová řada Aktuální datum) z Ganttova diagramu zmizel, ale nyní již stačí jen zadat všechny vstupní data pro bodový graf a indikátor aktuálního data bude znovu viditelný a plně funkční. Takže:
5. Přes příkaz Vybrat data zobrazte dialogové okno Vybrat zdroj dat. Zde zvolte Aktuální datum a zvolte tlačítko Upravit. Doplňte Hodnoty X řad na buňky A15:A16. Název řady a Hodnoty Y řad neměňte.
6. Nyní se v Ganttově diagramu zobrazil pruh reagující na aktuální datum.
7. Stačí tento pruh i další části Ganttova diagramu doformátovat dle libosti.
8. V případě zájmu pro indikátor průběhu zobrazte popisky dat (název řady) a naformátujte vedlejší osu Y v možnostech osy na pevné minimum 0 a pevné maximum 1.

Dalším úpravám Ganttova diagramu se meze nekladou, lze jej modifikovat přesně podle toho, jak zrovna potřebujete. Bylo by možné do stávající sestavy dodat další graf, který by graficky ukazoval poměry dokončených a nedokončených úkolů a navíc i třeba vůči aktuálnímu dni. Zde je ovšem otázka, zda v tomto případě již není vhodnější nasadit MS Project.

Ganttův diagram zpracovaný v Excelu naleznete ZDE (GanttůvDiagramExcel.xlsx). 

Postrádáte podrobný postup řešení, či si nevíte rady s důležitým úkolem? Objednejte si školení nebo konzultaci, rádi Vám vyjdeme vstříc.