Chystáte se přejít ze starší verze Office na novou? Nebo ji již máte čerstvě na vašem počítači a nové ovládání vás zaskočilo? Pokud máte v úmyslu se detailně seznámit s novým prostředím Office 2007, speciálně s prostředím Excelu 2007, tento přehled vám může pomoci rozšířit si znalosti a vyhnout se nečekaným překážkám. V tomto příspěvku byste měli najít přehled většiny novinek a taktéž vysvětlení, kde se nachází nejdůležitější nástroje v novém prostředí. Taktéž budete upozorněni na nástroje Excelu, které oproti starší verzi fungují jinak, nebo byly z Excelu 2007 dokonce vyřazeny.

Na úvod trocha oficiální terminologie a základní popis uživatelského rozhraní Office Fluent

Microsoft Excel 2007, česky oficiálně vydaný 28. února 2007, nabízí oproti starším verzím zcela nové ovládání přes tzv. „Pásy karet“. Tento nový způsob ovládání je zpočátku poněkud matoucí, ale průměrný uživatel i po několika málo hodinách práce v novém Excelu bude většinou souhlasit, že uspořádání příkazů je mnohem „ergonomičtější", než v jakékoli starší verzi. Ve starších verzích nebyl problém volit příkazy z nabídek, podnabídek a ještě dalších podnabídek, takže mnohdy důležité příkazy nebyly pro opravdu zdatného uživatele k nalezení. Jako příklad uvedu změnu nebo odstranění pojmenovaného názvu buňky nebo oblasti buněk. Ve starších verzích bylo nutné pro změnu jít dle mého názoru nelogicky do nabídky Vložit|Název kde se nacházel příkaz Definovat. Zdatný uživatel si raději osvojil klávesovou zkratku CTRL+F3. Excel 2007 tento příkaz nabízí na pásu karet Vzorce, ve skupině Definované názvy, kam logicky patří.

Příkazy jsou na pásech karet uspořádány do skupin příkazů. Většina skupin obsahuje vpravo dole tlačítko „Spouštěč dialogových oken“ (hrozný název), kterým se dostanete k dalším příkazům – na pásu karet Domů často do dialogového okna „Formát buněk“. Co se ikon příkazů týká, po najetí myší na konkrétní příkaz je k zobrazení známý popis a u frekventovaných tlačítek i klávesová zkratka.

Pásy karet není možné upravovat, uspořádání příkazů je pro běžného uživatele pevně dáno. Mění se jen velikost ikon podle aktuálního zobrazení nebo velikosti okna. Pokud máte malé rozlišení, skupiny příkazů budou obsahovat menší ikony, jestliže budete mít větší rozlišení, ikony se proporčně zvětší, což může například při práci na více počítačích překvapit.

Jediné místo, které lze upravovat, je tzv. „panel nástrojů Rychlý přístup“, na který lze přidávat většinu ikon ze všech pásů karet. Pro přidání stačí na příslušnou ikonu kliknout pravou myší a zvolit příkaz „Přidat na panel Rychlý přístup“.

Tím, že byl opuštěn princip ovládání skrze panely nástrojů, se taktéž musela změnit práce s objekty. Pod pojmem objekt mám nyní na mysli např. obrázek, graf, tvar, klipart nebo nově smartart či objekt tabulka. Tyto objekty je nyní možné spravovat skrze tzv. „Kontextové nástroje“, které nabídnou sadu příkazů pro konkrétní objekt. Opět velmi logické. Pokud je objekt vybrán, automaticky se zobrazí kontextové nástroje pro kreslení, tabulku, graf atp. Pokud odejdete do jiného objektu nebo do buňky, Excel situaci vyhodnotí tak, že příkazy již nepotřebujete a skryje je. Uspořádání kontextových nástrojů taktéž není možné měnit.

Dalším termínem jsou tzv. „Aplikační karty“. Jedná se o speciální pohledy na vaše data. V Excelu 2007 se jedná především o „Náhled“, ve Wordu to jsou dále pohledy na „Záhlaví a zápatí“, v PowerPointu pohledy a práce s předlohami. Aplikační kartu poznáte podle výrazného červeného tlačítka „Zavřít“.

Tlačítko Office nahrazuje nabídku soubor ze starších verzí. Kromě běžných úkonů pro práci se soubory zde naleznete praktické novinky, mezi které patří mnou oblíbená možnost digitálního podepsání dokumentu. Příkaz „Možnosti“ pro nastavení Excelu, původně v nabídce Nástroje se nyní nachází právě v tlačítku Office a jeho celý název zní „Možnosti aplikace Excel“.

Mezi nové nebo mírně pozměněné ovládací prvky obrazovky Excelu stojí za zmínku stavový řádek, jehož příkazy je možné široce modifikovat pravou myší. Na stavovém řádku určitě nepřehlédněte zcela nový pohled na tabulky s názvem „Rozložení stránky“, který nabízí podobný pohled jako náhled před tiskem, s tím rozdílem, že je možné upravovat obsah, zapisovat do záhlaví a zápatí, či pohodlně upravovat šířku okrajů.

Excel 2003 vs. Excel 2007 v číslech

Celkový přehled limitů a specifikací je na oficiálních stránkách Excelu 2007.

Dynamické náhledy, motivy a SmartArty

Excel přistupuje zcela nově k práci s grafikou. Například počet barev již není omezen na základních 56, ale máme zde k dispozici 2^24 barev. Naprosto zásadní jsou tzv. „dynamické náhledy“ barev a dalších formátů, které fungují tak, že stačí jen myší „přejíždět“ po příslušných formátovacích volbách (barva, velikost, typ písma, podmíněné formátování, styly…) a okamžitě vidíme dynamický náhled, jak bude formátování vypadat na našich datech. Pokud se formátování líbí, stačí jej kliknutím potvrdit, pokud ne, odcházíme na jinou barvu nebo jiný formátovací příkaz. Na dnešních počítačích dynamické náhledy fungují velmi dobře a rychle, na počítačích s málo výkonnou grafickou kartou musíme bohužel chvíli čekat. Pokud dynamické náhledy vadí, lze je vypnout v „Možnostech aplikace Excel“.

Další novinkou jsou tzv. „Motivy“. Motivy zjednodušují práci s grafickou podobou výsledné tabulky. Jedná se o nástroj, který má přesah do celého Office, kde sjednocuje grafickou podobu námi vytvořené práce. Motiv se skládá z barev, které jsou použity na písemný nebo objektový obsah, dále z písem a efektů, které se uplatňují na objekty. Zjednodušeně řečeno, pokud budu chtít vytvářet powerpointovou prezentaci, do které budu potřebovat kopírovat texty z Wordu a tabulky z Excelu, v uvedených aplikacích si nastavím stejný motiv, který zaručí, že mnou vytvářená práce bude ve všech zvolených aplikacích barevně, volbou písma i volbou efektů konzistentní.

K dispozici je základních 20 motivů, ale další je možné stahovat ze stránek Microsoftu, případně si vytvářet vlastní, např. podle korporátních pravidel. Pozor, některé výchozí motivy mají problémy s češtinou, jejich písma neobsahují české znaky.

To, co jsme ve verzi 2002 a 2003 znali pod pojmem Diagramy, bylo zásadně přepracováno, rozšířeno a přejmenováno na „SmartArty“. SmartArt je vektorový objekt, který vizualizuje situaci nebo strukturu. Spíše si dokážu představit využití SmartArtů ve Wordu nebo PowerPointu, nicméně se jedná o sadu objektů integrovanou do celého Office, takže jsou k dispozici i v Excelu. Je tedy možné doplnit tabulky o vizuální podobu namátkou o SWOT analýzy, trychtýřové a jehlanové vizualizace a mnoho dalších diagramů. SmartArty jsou velmi povedeným prvkem v Office 2007 a je jich k dispozici přes 120.

Další velmi vydařenou funkcí integrovanou do celého Office 2007 jsou styly obrázků a tvarů. Poté co vložíte obrázek, je možné jej graficky upravit zajímavým a zcela profesionálně jevícím se stylem. Kromě předpřipravených stylů je možné změnit u obrázku jen jeho tvar, ohraničení nebo efekt. Pokud tyto připravené volby nestačí, je možno jít do vlastností obrázku a tam nastavovat desítky otočení, sklonů, přechodů a dalších vlastností.

Grafy

U grafů, kromě nového grafického kabátu, dynamických náhledů a Office Fluent ovládání, není nic zásadně nového. Připravených podtypů je přes 70, ovládání je opět zjednodušeno. Oceňuji sjednocení analytických nástrojů do skupiny příkazů Analýza, kde jsou snadno vedle sebe k nalezení příkazy pro chybové úsečky, trendy, vynášecí čáry, spojnice extrémů a spojnice růstu a poklesu. Za zmínku jistě stojí i to, že když budete chtít vytvářet grafy ve Wordu nebo PowerPointu, tyto aplikace si pro tvorbu grafů automaticky vyvolají Excel. Z toho plyne, že tvorba grafů je nyní v Office sjednocena. Nevýhodou, a to postrádám v celém Office, je nemožnost vstupu do vlastností objektu (sloupce, spojnice, osy,…) dvojklikem, což bylo ve verzích starších funkční.

Nový formát ukládání souborů

Obdrželi jste e-mailem soubor s koncovkou docx, pptx nebo xlsx? Pak vězte, že se jedná o nový formát pro ukládání dat, který je postaven na standardu OpenXML. Tento formát nahrazuje původně známé xls a jeho výhodou je automatická komprimace zipem. Nevýhodou je ovšem to, že zpětně není kompatibilní, tedy nelze v Office 2003 a starších otevřít. Pro zobrazení je nezbytné nainstalovat Office Compatibility Pack, který umožní nové formáty ve starších Officech alespoň zobrazit, nikoli v novém formátu uložit. V Office 2007 můžete přes Tlačítko Office, volbu Uložit jako zvolit, v jakém formátu budete ukládat. Pokud chcete využít nového formátu, je nutné zvolit volbu Sešit aplikace Excel. Pokud chcete mít jistotu, že si váš Office soubor otevřou na druhé straně i ve starším Office, zvolte Sešit aplikace 97-2003. Takto ukládáte v tzv. „Režimu kompatibility“. Pokud ovšem použijete ve vašich tabulkách prvky Office 2007, budou barevně zjednodušeny, nebo např. u SmartArtů, převedeny na obrázky. Což může zkomplikovat situaci, protože po uložení sešitu, jeho zavření a následném návratu již není možné případný SmartArt (nyní obyčejný obrázek) editovat.

Ze zajímavosti jsem provedl porovnání výsledků komprimace středně velkého excelového souboru (cca 20 listů, 4 grafy, funkce, tabulky v rozsahu cca 400 řádků, 20 sloupců) v různých komprimačních programech a při různé komprimační účinnosti. Zde jsou výsledky včetně grafu.

XLSX je OpenXML formát komprimovaný zipem. Je tedy možné každý Office2007 soubor běžně rozbalit a podívat se dovnitř. Není pro to zásadní důvod, jen jsem chtěl na ukázku předvést, jaká je velikost xlsx souboru po rozbalení.

Velikosti komprimovaného excelového souboru + účinnost komprimace v %

Novinkou ve volbě Uložit jako je příkaz pro převod sešitu do PDF. Jedná se o volbu PFD nebo XPS, která není automatickou součástí Office a je nezbytné ji dodatečně stáhnout a nainstalovat. Pokud byste upřednostnili řešení nikoli microsoftí, doporučuji použít velmi účinný PDF převodník s názvem Bullzip.

Dalším praktickým nástrojem při ukládání souboru je možnost je digitálně podepsat. Pokud jste si pořídili digitální podpis, lze jakýkoli váš soubor spolehlivě autorizovat.

Podmíněné formátování

Podmíněné formátování se v Excelu objevilo poprvé ve verzi 97 a do verze 2003 se nezměnilo. Verze 2007 přináší zcela nový koncept podmíněného formátování nabízející:

• Neomezený počet podmínek v buňce (doposud bylo možno vložit max. 3 podmínky)
• Kombinaci více podmínek v jedné buňce (starší verze v případě konfliktu podmínek uplatnila nižší podmínku (první měla předost před druhou, druhá před třetí))
• Podmíněné formátování reagující na výsledek výpočtu nyní může čerpat vstupní buňky do výpočtu z jiných listů (starší verze neumožňovala)
• Zobrazení duplicitních nebo jedinečných údajů
• Zobrazení hodnot nad nebo pod průměrem

Zásadní novinkou v podmíněném formátování Excelu 2007 jsou datové čáry, barevné škály a sady ikon. Podmínky jsou schopny reagovat na nejnižší hodnotu, nevyšší hodnotu, číslo, procento, vzorec nebo percentil.

Kontingenční tabulky

Kontingenční tabulky jsou v nove verzi Excelu zásadně zjednodušeny. Pokud budete pracovat v režimu kompatibility, jejich ovládání bude podobné jako ve starších verzích, tedy budete moci přetahovat pole do kostry kontingenční tabulky. Nový režim práce toto ve výchozím stavu neumožňuje, s poli manipulujete v pravém podokně. Mírně se změnila terminologie: datová pole jsou přejmenována na Hodnoty a stránková pole se nyní nazývají Filtr sestavy.

Manipulace s poli v pravé dolní části je mnohem rychlejší a pohodlnější. Je taktéž možné měnit uspořádání celého podokna. Mezi další novinky patří možnost vícenásobného výběru ve Filtru sestavy a změna zobrazení celé kontingenční sestavy na tabulku, osnovu nebo využít výchozí kompaktní formy. Pro úpravu pole nebo položky jsou k dispozici příkazy na různých místech, mně nejvíce vyhovuje pravé tlačítko myši na místě, které chci ovlivnit. Velmi jsem přivítal zviditelnění tvorby výpočtových polí a výpočtových položek. Výpočtové pole i výpočtová položka byly i ve starším Excelu, ale bohužel zásadně schovány. Nyní jsou snadno k nalezení v kontextových Nástrojích kontingenční tabulky na pásu karet Možnosti, skupině Nástroje, příkaz Vzorce. Jejich funkčnost se nezměnila.

Pokud byste zatoužili pracovat s kontingenčními tabulkami „po staru“, je možno je v Možnostech kontingenční tabulky na kartě Zobrazit přepnout do staršího designu. Jedná se o nastavení, které nedoporučuji, uvádím jej pouze pro případ, že byste nevěděli, jak jej přepnout zpět.

Jestliže jste využívali ve starších verzích v průvodci kontingenční tabulkou více vstupních údajů přes Násobné oblasti sloučení, je nutné zmínit, že v nové verzi Excelu 2007 je tato možnost bohužel pěkně schovaná.

Omezení zpracování dat kontingenčními tabulkami ve verzi 2007 vychází z možností Excelu 2007.

Nástroj Tabulka

V Excelu 2003 se objevil nový praktický nástroj, tzv. Seznam, který z označené oblasti buněk vytvořil kompaktní oblast dat. Tuto oblast lze snadno filtrovat, rozšiřovat o záznamy nebo pod seznamem provádět jednoduše souhrny.

Ve verzi 2007 se tento nástroj nazývá Tabulka a automaticky se aktivuje, pokud na jakoukoli tabulku aplikujete příkaz Formátovat jako tabulku, ze skupiny příkazů Styly, která se nachází na pásu karet Domů. Dalším způsobem, jak tuto kompaktní tabulku vytvořit je příkaz Tabulka na pásu karet Vložení. Z Excelu 2003 je stále platná zkratka CTRL+L, nově je k dispozici CTRL+T.

Po nezbytném potvrzení vstupní oblasti jsou ihned k dispozici:

• Styly tabulek s možností tvorby vlastních podle korporátních pravidel
• Rychlé volby zvýraznění smyslu dat v tabulce pruhovanými řádky nebo sloupci
• Řádek souhrnů na konci tabulky pro usnadnění výpočtů (nutno zapnout)
• Možnost odstranění duplicitních záznamů
• Rychlé vytvoření kontingenční tabulky
• Pojmenování tabulky pro snadnou navigaci v sešitu nebo jako snadnou vstupní oblast pro další nástroje
• Jednoduché přidání záznamů na konec tabulky s jejím automatickým rozšířením
• Filtrování a řazení dat nově i podle barvy v buňce nebo ikony podmíněného formátování
• „Inteligentní“ přepočet vzorce v celém sloupci bez nutnosti kopírování vzorce

Jedná se tedy o souhrn mnoha existujících nástrojů, které jsou po aktivaci nástroje Tabulka okamžitě k dispozici. Tento nástroj považuji za velké plus i pro tvorbu základních tabulek. Uživatel nemusí ztrácet čas s žádným formátováním a hledáním příkazů. Je velmi vhodný pro začátečníky.

Pokud by tento nástroj nevyhovoval, je možné jej vypnout příkazem „Převést na rozsah“, který se nachází buď v kontextovém panelu nástrojů Tabulka, nebo je k dispozici kdekoli v tabulce pod pravou myší a příkazem Tabulka.

Funkce

Excel 2007 oproti starší verzi rozšiřuje základní sadu 229 funkcí o 12 nových. Dále automaticky přidává dalších 89 funkcí z analytických nástrojů, takže je již není nutné pro tento účel zapínat. Mezi zcela novými funkcemi je 7 pro práci s datovými krychlemi, COUNTIFS, SUMIFS jsou rozšířením původních podmínkových o další podmínkové argumenty, IFERROR je schopna zachytit chybu ve výpočtu a odladit ji a AVERAGEIF a AVERAGEIFS počítají průměr na základě jedné nebo více podmínek.

Novinkou při tvorbě výpočtů je tzv. našeptávač, díky kterému si pomůžete s výběrem funkce. Stačí kurzorovými šipkami vybrat z nabídky funkci nebo argument, který potvrdíte tabulátorem.

Při pojmenovávání buněk nebo oblastí ke k dispozici nová vlastnost a to tzv. Obor. Obor nastavuje platnost pojmenované oblasti na celý sešit nebo jen na vybraný list.

Jak zapnout Řešitele a Analytické nástroje

Pokud potřebujete pracovat s Řešitelem nebo dalšími analytickými nástroji, je nutné je podobně jako ve starších verzích aktivovat. Aktivace se provádí poněkud krkolomně přes Tlačítko Office, Možnosti aplikace Excel, vlevo v navigaci Spravovat a následně dole Spravovat: Doplňky aplikace Excel a potvrdit tlačítkem Přejít, čímž se dostáváme do starého známého okna ze starších verzí. Pokud aktivujete i Analytické nástroje, u Řešitele se objeví nová volba pro výběr z dalších nástrojů typu Generátor pseudonáhodných čísel a podobně.

Tlačítko Řešitel i Analytické nástroje se přidají samozřejmě na pás karet Data. Jak Řešitel, tak i Analytické nástroje nepřináší ve verzi 2007 nic nového.

Analytické nástroje typu Hledání řešení a Scénáře jsou oproti starší verzi přesunuty na pás karet Data do skupiny příkazů Datové nástroje, kde se dále nachází nástroj Tabulka dat pro provádění citlivostní analýzy.

Různé

• Pokud marně hledáte, kde vytvářet vlastní seznamy, které jste ve starší verzi spravovali v Nástrojích|Možnostech, tak v Excelu 2007 se tato pomůcka nezměnila, jen je k dispozici pod Tlačítkem Office, Možnosti aplikace Excel a zde je k dispozici v první sekci Oblíbené, kde narazíte na tlačítko Upravit vlastní seznamy.

• V případě, že máte vícejádrový procesor a měli byste potřebu ovlivnit, kolik jader bude Excel využívat, lze i toto nastavit v Možnostech aplikace Excel. V levé navigaci zvolte Upřesnit a následně v části Vzorce lze určit, kolik procesorů může Excel využít.

• Ve starších Excelech byla ne až tak často využívaná funkce pro ukládání sešitu s názvem Uložit pracovní prostor, která „umí“ uložit více souborů najednou a umí je taktéž najednou z pomocného souboru otevřít. Uložit pracovní prostor v Excelu 2007 naleznete kupodivu na pásu karet Zobrazení. Funkčnost je stejná.
• Pokud jste ve starším Excelu používali makra, je velká pravděpodobnost, že nebudou pracovat korektně. Excel k úložišti maker v nové verzi přistupuje jinak, je nutné provést opravy a přemapování některých cest.
• Pokud chcete vytvářet nová makra, doporučuji využívat tlačítka dole na Stavovém řádku. Jiná varianta je pás karet Zobrazení, kde je vpravo k dispozici skupina Makro. Pro seriozní programování je nutné v Možnostech aplikace Excel aktivovat pás Vývojář nebo využívat klasické klávesové zkratky LALT+F8, resp. LALT+F11.

Potřebujete znát více? Rádi Vám nabídneme školení a konzultace vytvořené na míru konkrétním požadavkům.