Při hledání klíčových vstupů a rozlišování podstatného od nepodstatného vám může pomoci Paretův princip. Využívá tzv. pravidla 80/20, které vychází z předpokladu, že 80 % klíčových výsledků přináší pouze 20 % vynaloženého úsilí. Tento postup je možno aplikovat na širokou řadu lidských činností. Jak ale těch 20 % najít? Za pomoci Excelu vcelku jednoduše. Smyslem toto článku je ukázka Paretova principu v Excelu.

Paretův princip je dostatečně popsán např. na Wikipedii. Tento postup je taktéž často nazýván ABC analýza (ABC - Activity-based costing) a uplatňuje se např. ve skladovém hospodářství, controllingu a dalších oblastech, kde je nutné sledovat efektivitu finančních toků.

Pro provedení analýzy potřebujeme:

• Znát, co potřebujeme vyhodnotit (dodavatele, odběratele, pohyb zboží na skladu,…)
• Mít dostatek vstupních dat (informační, evidenční, účetní systém, faktury, objednávky,…)
• Dokázat data vyhodnotit podle důležitosti
• Zvládnout data graficky zobrazit podle tzv. Lorenzovy kumulativní křivky
• Stanovit limity rozhodnutí (ABC analýza množství, účetní hodnoty,…)
• Analyzovat výsledky, rozeznat příčiny a důsledky
• Stanovit intervenci, nápravná opatření

Příklad

Potřebujeme vyhodnotit dotazy na firemní hotline za určité období. Příklad v xlsx je ke stažení ZDE.

V tabulce vidíme četnosti výskytů jednotlivých problémů. Sloupec procento výskytů počítá podíl dílčího problému na celku, sloupec Procento kumulativního výskytu kumuluje procenta výskytů jednotlivých problémů. Tabulka je seřazena podle sloupce Procento výskytu.

Tyto údaje lze zobrazit kombinovaným sloupcovým a spojnicovým grafem, tzv. Paretovým diagramem, který obsahuje Lorenzovu křivku. Lorenzova křivka ukazuje nárůst (kumulaci) podílů jednotlivých aktivit (problémů) na celku.

Ne vždy musí být součty nebo četnosti základních vstupních kategorií dostatečnými vstupními údaji. Někdy může být vhodné doplnit tabulku o váhy, které vychází z důležitosti souhrnných údajů. Může se jednat o důležitost klienta, produkce, zboží, rizika penále nebo jakýchkoli dalších kritérií. Klíčový ukazatel je v našem případě dán součinem četnosti a váhy vyskytnuvšího se problému. Z tohoto ukazatele se následně vytvoří dílčí i kumulativní výpočty včetně Paretova diagramu a Lorenzovy křivky.

Sestavu lze dále jednoduše filtrovat (např. hodnoty s více než 10 % výskytem) nebo doplnění o kategorie, které jsou výsledkem funkce KDYŽ (IF).

Výpočty reagují vždy na viditelná data. Pokud skryjete řádky filtrem, vzorce budou přepočítány. Pokud potřebujete, aby se tabulka počítala vždy ze všech dat, nepoužívejte pro souhrnný výpočet funkci SUBTOTAL, ale funkci SUMA nebo POČET.

Pro přehlednost lze tabulku doplnit o podmíněné formátování.

Paretovy analýzy lze jednoduše dosáhnout i za pomoci kontingenční tabulky. Pokud máte k dispozici spíše velký objem dat, je to dokonce jeden z nejjednodušších způsobů, jak data shrnout.

Postup:

• Vytvoříte kontingenční tabulku ze vstupních dat;
• Přiřadíte klíčové kategorii (kategoriím) Hodnoty;
• Na číselné hodnoty použijete funkce Součet nebo Počet;
• Do pole Hodnoty přidáte ještě dvakrát stejné číselné pole, které tam již máte (bude tam celkem třikrát);
• Na nové pole aplikujete změnu výpočtu (ve Vlastnostech pole), kdy budete chtít Zobrazit hodnoty jako % z celku a Zobrazit hodnoty jako Mezisoučet v (v našem případě v poli Výrobce), čímž dosáhneme kumulace;
• Nyní stačí údaje seřadit sestupně podle klíčového pole;
• Paretova analýza je téměř hotova, můžete výslednou tabulku doplnit např. o graf;
• Kontingenční tabulka je vytvořena z externích dat, které sumarizuje. Pokud byste potřebovali do výsledků vstoupit, doplnit je o pomocné výpočty, využijte Výpočetních polí a Výpočetních položek, které kontingenční tabulky nabízí, nebo kontingenční tabulku s Paretovou analýzou převeďte na základní tabulku a dodejte jakékoli další výpočty a vizualizujte grafem a Lorenzovou křivkou.

Postrádáte podrobný postup řešení, či si nevíte rady s důležitým úkolem? Přijďte k nám na školení nebo si objednejte konzultaci, rádi Vám vyjdeme vstříc.