Smyslem tohoto dokumentu je poskytnutí základních postupů pro založení nového projektu a jeho základní správu. Dokument není možné chápat jako podrobný manuál, ale jako doplněk k výkladu školení nebo konzultace. Školení samotné samozřejmě nenahrazuje.

MS Project 2007 je aplikace určená pro plánování projektů, sledování jejich průběhu a průběžné nebo závěrečné vyhodnocování stavu projektů. Taktéž je velmi používaná jako projektový komunikační nástroj uvnitř projektového týmu, či navenek s obchodními partnery a třetími stranami.

Aplikaci lze pořídit ve verzi Standard, která je cílena na práci jednotlivců nebo ve verzi Professional, která umožňuje správu projektů na projektovém serveru a následnou práci v projektovém týmu. Pro plné využití verze Microsoft Project Professional potřebujete Microsoft Project Server. Pokud jej nemáte, nástroje verze Professional nelze využít a verze Professional se chová stejně jako verze Standard.

V případě použití MS Project Server 2007 lze zpřístupnit příslušné celky nebo části projektu přes webové rozhraní Microsoft Project Web Access. Jedná se o licencovaný přístup přes webový prohlížeč – je to něco podobného jako Outlook Web Access.

Přehled zobrazení

Verze 2007 má stejné ovládání jako starý Office 2003. Tedy žádné Office Fluent prostředí (pásy karet), které je až v MS Project 2010.

Na obrazovce jsou důležité následující části:

1. Část Tabulka – zde se vkládají údaje o úkolech a zdrojích, práce je podobná jako v Accesu nebo Excelu
2. Ganttův diagram – jedná se o grafické vyjádření závislostí úkolů v čase
3. Svislý oddělovač – lze jím měnit poměr části Tabulka a Ganttova diagramu. Pokud potřebujete pracovat výhradně s Tabulkou, lze Gantt odsunout doprava, či naopak. Jak nastavíte rozdělení obrazovky svislým oddělovačem, tak se bude následně i provádět tisk
4. Místní nabídka (vyvolaná pravým tlačítkem myši) zde nabídne seznam ostatních zobrazení MS Projectu. Jedná se o snadnější změnu zobrazení, než postup přes hlavní nabídku Zobrazit.
5. Pokud na tomto místě vyvoláte místní nabídku (zmáčknete pravé tlačítko myši), získáte možnost změny upořádání levé části Tabulka. Jedná se o jednodušší postup než hlavní nabídka Zobrazit, volba Tabulka
6. Mnoho operací v MS Projectu lze urychlit klávesovými zkratkami. Pokud jejich zobrazování není aktivní, lze je povolit v hlavní nabídce Nástroje, volba Vlastní nastavení, příkaz Panely nástrojů, karta Možnosti. Ke všem klávesovým zkratkám MS Projectu se snadno dostanete funkční klávesou F1 a heslem „Klávesové zkratky“.
7. Vyvoláním místní nabídky na tomto místě můžete mj. měnit měřítko a uspořádání Časové osy.

Jak nastavit začátek projektu

Zakládání dokumentu (projektu) v MS Projectu se od ostatních MS Office aplikací liší. Měli byste postupovat následovně:

1. Hlavní nabídka Projekt, volba Informace o Projektu: zde nastavíte, zda máte v úmyslu projekt plánovat od počátečního data nebo spíše ke konečnému termínu. Taktéž zde uvedete, kdy projekt začíná nebo končí. Lze uvést pouze jeden vstup (začátek nebo konec), druhý vstup je automaticky dopočítáván aplikací na základě vazeb mezi úkoly. Do této nabídky je možné se kdykoli v průběhu projektu vrátit a projekt přeplánovat.

2. Hlavní nabídka Nástroje, volba Změnit pracovní čas: zde zadáte všechny časově omezující podmínky projektu – svátky, celozávodní dovolené, plánované výluky a další. Tyto údaje vymezují, kdy se projekt nebude provádět, resp. kdy se nebudou kalkulovat náklady. Lze zde vytvářet i vlastní kalendáře, které můžete vyrábět ve 3 úrovních: kalendář projektu, kalendář zdroje, kalendář úkolu. Pokud vytvořený kalendář potřebujete odstranit, lze toho dosáhnout přes Organizátor (Nástroje, Organizátor). Kalendář i další prvky Projectu zde můžete buď odstranit, nebo překopírovat do jiného projektového souboru. Abyste nemuseli pro každý projekt zakládat novou sadu kalendářů, lze po prvním nastavení kalendářů projekt uložit jako šablonu.

3. Nabídka Soubor, Vlastnosti nabízí k vložení údaje o řešiteli projektu, případně o jeho nadřízeném. Je doporučováno tyto informativní údaje vyplnit včetně kontaktů (např. v komentářích).
4. MS Project 2007 obsahuje jedinečnou novinku – historii provedených kroků. Starší verze tuto funkcionalitu neměly. Přestože lze v projektu provádět vícekrokovou historii, je doporučeno čas od času (především u složitějších projektů) vytvořit záložní kopii projektu. Pokud budete potřebovat porovnat 2 téměř stejné verze jednoho projektového souboru, lze toho dosáhnout přes panel nástrojů Porovnání verzí projektu.

Sled logických kroků při zakládání projektu v MS Project 2007

Tvorba projektu od začátku do konce by měla postupovat následovně:

1. zadat úkoly a uspořádat je do osnovy
2. následně vložit doby trvání úkolů
3. sestavit vazby mezi úkoly
4. přidat pevné náklady nebo založit seznam zdrojů a přiřadit je k úkolům (vzniknou opět náklady)
5. vložení poznámek a hypertextových odkazů
6. sledování a export sestav (Cash Flow, rozpočet, EVA a další)
7. ladění projektu (řešení přetížení a problému se zdroji či termíny)
8. práce se směrnými, případně pomocnými plány
9. zadávání a sledování skutečného průběhu projektu a opětného ladění
10. průběžná i závěrečná analýza vytvořené hodnoty (Earned Value Analysis – EVA)
11. uzavření (běžné sestavy i grafické sestavy)

Zadávání úkolů

Úkoly se zadávají stejně, jako se zadává obsah např. do Excelu. Úkoly lze dokonce odsazovat, čímž vznikají skupiny podřízených úkolů. Odsazení lze provést ikonami Zvětšit a Zmenšit odsazení (na panelu nástrojů Formát) nebo klávesovými zkratkami levý ALT + levý SHIFT + kurzorová šipka DOPRAVA nebo DOLEVA.

Do soustavy hlavních a dílčích úkolů je možné přidat ještě jeden prvek – Souhrnný úkol projektu. Zapíná se v hlavní nabídce Nástroje, Možnosti, karta Zobrazení, zatržítko Zobrazit souhrnný úkol projektu.

Kód WBS – Work Breakdown Structure (Hierarchická struktura činností)

Pro větší přehlednost a možnost odkazování je velmi výhodné zobrazení WBS. Hierarchická struktura činností (WBS) umožňuje snadné a přehledné odkazování na jakékoli úkoly. WBS lze přidat přes místní nabídku v záhlaví polí nebo přes hlavní nabídku Vložit, příkaz Sloupec.

Doby trvání

Dobu trvání úkolu lze uvést v minutách (m), hodinách (h), dnech (d), týdnech (t) nebo měsících (měs). V anglické verzi MS Projectu se používají adekvátní jednotky m, h, d, w, mo.

Takto zadávané doby trvání jsou limitovány definicí pracovního kalendáře. Pokud v kalendáři uvádíme pracovní dobu 8 hodin denně, tak při zadání úkolu s dobou trvání 20 hodin bude úkol trvat 2,5 pracovního dne.

Dobu trvání lze vymanit z kalendářového omezení přidáním parametru u. U znamená uplynulý čas a nebere ohled na omezení pracovním kalendářem. Pokud úkol s názvem školení MS Project 2007 s dobou trvání 30 uh (uplynulých hodin) začíná 3. dubna v 8 hodin ráno, jeho ukončení bude 4. dubna ve 14 hodin bez ohledu na nastavení kalendáře. Na školení se toto použití nehodí, ale na úkoly typu schnutí malby nebo tvrdnutí betonu už ano. V anglické verzi se používá parametr E jako Elapsed.

Specifickým úkolem je milník (milestone). Jedná se o kontrolní úkol, při kterém je nutné ověřit, zda vše probíhá podle plánu. Po milníku můžou probíhat korekce plánu. Milník z pohledu MS Projectu je úkol s nulovou dobou trvání. Pokud potřebujte milník doložit nákladově, přiřaďte mu pevné náklady nebo nákladový zdroj. Pokud trváte na nenulové době trvání, lze ji nastavit v informacích o úkolu, karta Upřesnit, zatržítko Označit úkol jako milník.

MS Project nabízí doby trvání členit na potvrzené a nepotvrzené, resp. odhady. Neschválená, nepotvrzená nebo nejasná doba trvání úkolu lze zadat otazníkem (?) za číslo a časovou jednotku nebo v Informacích o úkolu na kartě Obecné zatržítkem Předpokládaná.

Vazby

Úkoly je nutné uspořádat do vazeb. MS Project nabízí 4 typy vazeb. Každá pracuje s termínem „předchůdce“ a „následník“. Předchůdce je úkol, který řídí začátek nebo konec následníka.

• Výchozí vazba FS (Finish to Start) znamená, že konec předchůdce je okamžikem začátku následníka
• Vazba SS (Start to Start) – začátek předchůdce je okamžikem začátku následníka
• Vazba FF (Finish to Finish) – konec předchůdce je okamžikem ukončení následníka
• Vazba SF (Start to Finish) – začátek předchůdce je okamžikem ukončení následníka

Pozor, špatné nastavení vazeb vede mj. k plánovacím konfliktům.

Vazby je možné tvořit:

1. Označením úkolů v tabulce a ikonou řetězu na panelu nástrojů Standardní „Vytvořit vazbu mezi úkoly“ nebo klávesovou kombinací CTRL + F2. Zrušit vazbu lze přes ikonu roztrženého řetězu Odstranit vazbu mezi úkoly nebo klávesovou kombinací CTRL + SHIFT + F2.
2. V zobrazení Tabulka, Zadávání, sloupec Předchůdci. Více předchůdců lze oddělit středníkem (;)
3. V Ganttově diagramu tažením z jednoho úkolu na druhý. Počáteční úkol je automaticky předchůdcem, cílový následníkem.
4. V dialogovém okně Informace o úkolu, karta Předchůdci.

Další nastavování úkolů

Kromě základních a nejčastěji používaných příkazů (uspořádání úkolů v osnově, definice doby trvání a vazeb) lze MS Projectu s úkoly provádět následující činnosti.

Hybné faktory úkolů

Jedná se o novinku ve verzi 2007. Tabulka hybné faktory úkolů zobrazuje vztahy mezi úkoly a není ji možné použít při plánování projektu od konce. Více k problematice hybných faktorů úkolů naleznete ZDE:

Prodleva a předstih

Prodleva a předstih úkolů se nastavují při tvorbě vazeb mezi úkoly. Lze jimi dosáhnout oddálení nebo dřívější spuštění začátku úkolu nebo jeho konce. Vstupy se zadávají ve standardně uváděných časových jednotkách. Prodleva nabývá hodnot kladných, předstih naopak záporných. Pro nastavení prodlevy nebo předstihu proveďte dvojklik na spojovací čáru mezi úkoly.

Rozdělení úkolu

V případě nedostávající se dostupnosti zdroje na celou dobu trvání úkolu lze zdroj použít jen na jeho jednu část a pokračovat později. Toto lze provést rozdělením úkolu. Začátek druhé části úkolu tak lze přesunout na termín, kdy je zdroj opět dostupný. Rozdělení úkolu lze provést v části Ganttův diagram ikonou Rozdělit úkol (z panelu nástrojů Standardní).

Spojení rozděleného úkolu lze provést tažením jedné části úkolu k druhé.

Omezení úkolu

Výchozí omezení úkolu je Začít co nejdříve. Pokud je nutné úkol dále časově omezit, lze toho dosáhnout v polích Zahájení a Dokončení (levá část Tabulka) nebo v Informacích o úkolu, karta Upřesnit, část Typ omezení.

Jsou 3 typy časového omezení úkolu, které jsou zastoupeny 3 ikonami v poli Indikátory:

• Pružné (bez ikony)
• Středně pružné (ikona s modrým bodem)
• Pevné (ikona s červeným bodem

Dalším pomocným omezujícím prvkem je nastavení Konečného termínu (deadline). Po jeho nastavení se v Ganttově diagramu zobrazí zelená šipka. Jestliže úkol v Ganttově diagramu koliduje se zelenou šipkou, v části Tabulka, poli Indikátory jste na tento stav upozorněni.

Opakovaný úkol

Jestliže je nutné vložit úkol s pravidelnou frekvencí, není nutné každý výskyt zadávat samostatně, ale lze si pomoci z hlavní nabídky Vložit příkazem Opakovaný úkol.

Jestliže k úkolu přiřadíte pracovní zdroje, jejich náklady budou součtem doby trvání jednotlivých výskytů opakování, nikoli souhrnným zvýrazněním, což nemusí být na první pohled zřejmé.

Pevné náklady

Nejjednodušší způsob správy nákladů u miniprojektů jsou pevné náklady. Jsou neměnné, změna doby trvání úkolu náklady nezmění. Pevné náklady lze snadno zadávat, pokud v levé části tabulky zobrazíte volbu Náklady – hlavní nabídka Zobrazit, volba Tabulka:Náklady. Lze zde nastavit i jejich nabíhání. Součet pevných nákladů lze sledovat v poli Celkové náklady.

Hypertextové odkazy a poznámky k úkolu

Úkoly lze doplňovat o externí nebo interní informace. Na externí soubory nebo webové stránky lze odkazovat přes Hypertextové odkazy (CTRL + K), interně lze úkoly doplňovat přes Informace o úkolu (SHIFT + F2), karta Poznámky. Při vytváření poznámek lze odkázat na externí soubor, který lze v poznámkách zobrazit jako ikonu nebo jako vložený obsah. Neuvážené vkládání rozsáhlých externích souborů navyšuje velikost projektového souboru.

Hypertextové odkazy i poznámky lze dále spravovat nebo odstranit vyvoláním místní nabídky na ikoně v poli Indikátory.

Kritická cesta

Kritická cesta v MS Projectu 2007 umí zobrazit kritické úkoly. Kritickým úkolem je úkol, jehož doba trvání ovlivní délku celého projektu – buď jej zkrátí, nebo prodlouží. Kritická cesta je důležitý nástroj v případě, že se projekt dostává do skluzu. V této situaci je nutné působit na kritické úkoly. Kritickou cestu lze zvýraznit v zobrazení Sledovací Ganttův diagram (hlavní nabídka Zobrazit) nebo poslední ikonou na panelu nástrojů Formát – Průvodce Ganttovým diagramem nebo příkazem Průvodce Ganttovým diagramem z hlavní nabídky Formát.

Sestavy

MS Project dokáže ze zadaných úkolů, dob trvání, vazeb, přiřazených zdrojů nebo pevných nákladů vyhotovit praktické výstupy, mezi které patří především rozpočet, cash flow (tabulka finančního toku projektu) a mnohé další. MS Project 2007 nabízí sestavy v hlavní nabídce Sestava, příkaz Sestavy. MS Project 2003 nabízí zcela stejné sestavy, ale v hlavní nabídce Zobrazit, Sestavy.

Konkrétní sestavy je možné změnit přes tlačítko Upravit, případně je možné vytvořit sestavy Vlastní.

Vizuální sestavy

Microsoft Project 2007 a vyšší nabízí nově vizuální sestavy. Již není nutné pokaždé data z MS Projectu exportovat do Excelu a tam je dále analyzovat a vizualizovat. Nyní MS Project nabízí automatický export dat projektové sestavy přes datové krychle OLAP do Excelu, kde je „poskytne“ přímo v kontingenční tabulce nebo kontingenčním grafu. Zobrazení sestavy finančního toku nebo vytvořené hodnoty v čase nebylo doposud jednodušší.

Vizuální sestavy se nachází v hlavní nabídce Sestava.

Pro zobrazení Visio sestav musí být nainstalována aplikace Microsoft Visio.

Tisky a výstupy

Před samotným tiskem se vždy podívejte na projekt náhledem. Pokud se uspořádání nehodí, lze je upravit stejně jako v Excelu – hlavní nabídka Soubor, příkaz Vzhled stránky. Projděte si zde všechny karty.

Projekty budou velmi často velkého rozsahu, pokud máte k dispozici tiskárnu zvládající formát A3 nebo plotter, výstupní formát taktéž nastavíte ve Vzhledu stránky (karta Stránka, příkaz Formát).

Zdroje

Výsledkem dokončení úkolu nebo projektu je práce. Aby práce mohla vzniknout, musí někdo na úkolech pracovat. Zdroj z pohledu MS Projectu je někdo nebo něco, kdo nebo co práci vykonává nebo ji pomáhá vytvářet.

MS Project 2007 nejčastěji člení zdroje na 3 typy

• Pracovní zdroj – může to být zaměstnanec, konzultant, bagr, učebna, školitel. Cokoli, co vás stojí hodinově náklady
• Materiálový zdroj – zdroj, který má pevnou cenu za jednotku. K úkolům následně přidáváte počet požadovaných jednotek. Materiálový zdroj není závislý na době trvání úkolu
• Nákladový zdroj – jedná se o jednorázovou položku, není závislá na čase ani na množství

Jednotlivé zdroje lze ještě dělit na obecné, rozpočtové nebo neaktivní.

Zdroje spravujete v zobrazení Seznam zdrojů (např. hlavní nabídka Zobrazit)

Zadávání

V dialogovém okně Vlastnosti zdroje lze nastavit spoustu upřesňujících informací o zdroji. Mezi tyto volby patří např:

Dostupnost zdroje

Pokud spravujete zdroje např. sezónně, můžete zde uvést, v kterých obdobích budete mít kolik dostupných zdrojů.

Tabulka nákladových sazeb

Na kartě Náklady lze určovat výši nákladů s možností nastavení účinnosti od určitého data. Taktéž je zde možné zadat více nákladových vstupů do tzv. tabulky nákladových sazeb, což se hodí, pokud zdroj pracuje na více úkolech za odlišné sazby. Tabulka nákladových sazeb umožňuje vložení až 5 různých variant nákladů.

Konkrétní variantu nákladů lze k úkolu přiřadit v zobrazení Používání úkolů nebo Používání zdrojů v okně Informace o přiřazení.

Přiřazení zdroje k úkolu

Samotné přiřazování zdrojů k úkolům probíhá v zobrazení Ganttův diagram. Pro přiřazení zdroje k úkolu konkrétní úkol vyberte a zvolte klávesovou zkratku levý ALT + F10 nebo příkaz Přiřadit zdroje z hlavní nabídky Nástroje nebo ikonu Přiřadit zdroje na panelu nástrojů Standardní.

Vzorec

MS Project počítá náklady na úkol, resp. projekt podle vzorce: jednotky přiřazení zdroje × doba trvání úkolu.

Nefunguje podle vás výpočet, jak by měl? Nerozumíte, proč se najednou mění doby trvání úkolů, aniž byste je sami měnili? Pojďme se podívat na způsob, jak MS Project počítá a přepočítává úkoly, ke kterým přiřazujete zdroje.

Pokud k úkolu přiřadíte pouze jeden zdroj, vše bude fungovat, jak má. Pokud k úkolu, ke kterému již máte přiřazený zdroj, přiřadíte další zdroj, doba trvání úkolu se zkrátí na polovinu. Tato akce vychází z nutnosti modifikace výpočtu práce = doba trvání × jednotky přiřazení. Pokud již tento vzorec existuje (máme již přiřazený alespoň jeden zdroj k úkolu), při přiřazení nového zdroje (nebo odebrání stávajícího) je vzorec upraven na základě výchozího předpokladu, že doba trvání úkolu a jednotky přiřazení mají zůstat neměnné. Aby práce a jednotky přiřazení zůstaly neměnné, musí se ve vzorci změnit vstup doba trvání.

Pokud se vám toto výchozí nastavení nehodí, lze jej při každé změně přiřazení zdroje modifikovat přes tlačítko možností. Zde můžete jednorázově vzorec ovlivnit tak, aby se změnila proměnná práce nebo jednotky přiřazení zdroje.

V hlavní nabídce Nástroje, volbě Možnosti, kartě Plán a rozbalovací nabídce Výchozí typ úkolu můžete provést trvalou změnu.

Úkoly je dále možné ovlivnit tak, že nebudou řízeny úsilím, což je výchozí stav. Pokud u konkrétního úkolu nechcete mít tuto vlastnost aktivní, lze v zobrazení Ganttův diagram zobrazit Formulář úkolů (hlavní nabídka Okno, příkaz Rozdělit) zrušit zatržítko Řízený úsilím. Toto se hodí, pokud přidáváte zdroje, jejichž navýšení nedokáže zkrátit dobu trvání úkolu. Např. pokud budu mít zdroj auto a budu se jím muset přepravit z Liberce do Jihlavy, pokud přidám 10 aut, tak do Jihlavy samozřejmě nepřijedu za 1/10 původního času.

Přehledy Používání zdrojů a Používání úkolů

Zobrazení Používání úkolů a Používání zdrojů nabízí možnost vidět rozložení práce v čase. Kromě základní práce lze místní nabídkou v pravé části aktivovat další pohledy. Pro přesun na konkrétní údaje lze použít klávesovou kombinaci CTRL + SHIFT + F5.

Přetížení zdrojů a jejich vyrovnání

Pokud zdrojům naplánujete v pracovním dnu více práce než je jejich pracovní doba, zdroj přetížíte. Přetížení (nebo nevytížení) zdrojů lze sledovat v zobrazení Diagram zdrojů.

Hlavní důvody přetížení jsou následující:

• Zdroj je na plný úvazek přiřazen k více současně běžícím úkolům
• Byla provedena nepromyšlená změna doby trvání úkolu
• Byly zvýšeny jednotky přiřazení zdroje k úkolu nebo úkolům
• Byla snížena kapacita (dostupnost) zdroje

Přetížené zdroje lze rozeznat v zobrazení Seznam zdrojů, Používání úkolů a Používání zdrojů. Jsou zobrazeny tučně červeně. Pro odstranění přetížení je nutné:

• Opravit výše uvedené příčiny
• Rozdělit úkol, který způsobuje přetížení
• Přiřadit na úkol, který způsobuje přetížení další zdroj
• Použít nástroj Vyrovnání zdrojů (hlavní nabídka Nástroje, Vyrovnat zdroje…)

Zadávání skutečného průběhu projektu

Poté co jsou jednotlivé fáze projektu pečlivě naplánovány a schváleny, lze po začátku projektu zadávat skutečné údaje, porovnávat je s plánem a řešit odchylky. Aby bylo možné toto sledování provést, je nutné v projektu uložit tzv. směrný plán. Po jeho uložení bude MS Project vnímat jakékoli změny jako odchylky od plánu nebo jako průběhy prací na úkolech.

Směrný plán lze uložit v hlavní nabídce Nástroje, Sledování, Uložit směrný plán…

Zadávání skutečných průběhů lze provádět procentuelně (0% - 100%) přes panel nástrojů Sledování.

nebo hodnotově v části Tabulka, Sledování.

Nedokončené úkoly vzhledem k plánu nebo konkrétnímu datu lze v Ganttově diagramu zvýraznit nástrojem Přidat ukazatel průběhu (z panelu nástrojů Sledování).

Hlavní nabídka Zobrazit, volba Tabulka, Plán nabízí užitečná pole Nejpozději možné zahájení, Nejpozději možné dokončení, Volná časová rezerva a Celková časová rezerva.

Další praktické pohledy v části Další tabulky:

• Data omezení
• Odchylka
• Směrný plán

Zobrazení Podrobný Ganttův diagram (hlavní nabídka Zobrazit, Další zobrazení) nabízí zobrazení Ganttova diagramu s časovou rezervou, která je znázorněna tmavě zelenými pruhy.

Řazení, filtrování a seskupování úkolů

V hlavní nabídce Projekt jsou tři kategorie příkazů, které podobně jako v Excelu nabízí filtrovat, řadit a seskupovat úkoly podle přednastavených kritérií, případně si můžete volit vlastní kritéria.

Pro jednoduché filtrování lze použít rozbalovací nabídku filtru na panelu nástrojů Standardní. Mezi běžně dostupné filtry patří i filtr automatický.

Filtrování, řazení a seskupování může být velmi praktickou činností nejenom při práci s úkoly, ale i se zdroji (v zobrazení Seznam zdrojů).

Tvorba vlastních polí

MS Project obsahuje širokou databázi předdefinovaných polí, která lze vkládat přes hlavní nabídku vložit, příkaz Sloupec. Pokud potřebujete pro vlastní potřeby do projektu vložit viditelně další vstupy, lze toho dosáhnout tak, že nadefinujete vlastní pole. Definici lze provést v hlavní nabídce Nástroje, Vlastní nastavení, Pole. Zde je na výběr, zda se bude jednat o vlastní pole úkolu, zdroje nebo projektu. Pokud vytvoříte vlastní pole úkolu nebo zdroje, bude následně k dispozici v dialogovém okně Informace o úkolu, resp. Informace o zdroji – vždy na poslední kartě Vlastní pole.

Vlastní pole může být jednoduché textové, číselné, podmínkové nebo např. výpočetní. Výstupem z pole může být hodnota nebo grafický indikátor.

Fond zdrojů a konsolidované projekty

Microsoft Project 2007 Standard je určen pro práci jednotlivce a nezahrnuje týmové nástroje. Ani přes něj není možné se napojit na MS Project Server 2007. Týmovou práci ale alespoň v omezené míře podporuje přes fond zdrojů a konsolidované projekty.

Fond zdrojů je samostatný projektový soubor, který obsahuje pouze zdroje. Tento fond zdrojů je možné načíst do projektu a zde jej využívat. Fond zdrojů je možné načíst pouze v případě, že soubor s fondem zdrojů je otevřen. Napojení na projektový soubor s úkoly probíhá přes nabídku Nástroje, Sdílení zdrojů, Sdílet zdroje. Zde je možné určit, co se bude dít v případě kolize zdrojů mezi projektovým souborem s úkoly a externím fondem zdrojů.

Pokud budete používat fond zdrojů, není nutné mít v projektovém souboru žádné zdroje. Jestliže máte fond zdrojů otevřen, bohužel jej nemůže využívat ve stejný okamžik nikdo jiný.

Konsolidace projektů v MS Project probíhá tak, že si do vašeho projektu nahrajete projekty jiné. Můžou to být i projekty jiných uživatelů, pokud k nim budete mít přístup. Ty se pak ve vašem projektu chovají jako souhrnné úkoly, v kterých můžete dokonce provádět změny. Vložení externího projektu lze provést přes hlavní nabídku Vložit, příkaz Projekt.

Pokud se rozhodnete vnořený externí soubor odpojit, lze toho dosáhnout tak, že souhrnný název vyberete a zvolíte Informace o úkolu. Na kartě Upřesnit zrušíte zatržítko Vytvořit vazbu s projektem…

Analýza vytvořené hodnoty

Analýza vytvořené hodnoty (Earned Value Analysis – EVA) je analýzou hodnoty nákladů provedených prací k datu stavu nebo k aktuálnímu datu. Vytvořená hodnota na základě původních odhadů nákladů uložených se směrným plánem a na základě skutečné práce vykonané k danému datu zobrazí, zda skutečné náklady nepřesahují rozpočet. Více ZDE.

Analýza PERT

Analýza PERT (Program, Evaluation, and Review Technique) je proces, sloužící k vyhodnocení pravděpodobného výsledku doby trvání úkolu na základě tří scénářů: optimistického, očekávaného a pesimistického. Více ZDE.

Export a import dat

Exporty a importy dat lze provádět různými způsoby:

• Kopírováním přes schránku (pouze levou část Tabulka – funguje bez problému s Wordem, Excelem, Powerpointem a dalšími aplikacemi)
• Průvodcem z hlavní nabídky Soubor, příkaz Uložit jako: poté co určíte, kam ukládat, pod jakým názvem a hlavně např. jako typ XLS, spustí se průvodce, v kterém použijete přednastaveného mapování exportovaných polí nebo si vytvoříte a uložíte vlastní mapování.
• Pro import do MS Projectu je k dispozici excelová Šablona aplikace Microsoft Project pro import a export plánu nebo Šablona aplikace Microsoft Project pro import seznamu úkolů.
• Projekt lze vyexpedovat i jako obrázek, což lze provést buď přes hlavní nabídku Sestava a příkaz Kopírovat jako obrázek nebo předposlední ikonu (kamera) na panelu nástrojů Standardní – Kopírovat obrázek. Tento nástroj dokáže zacílit jen na vybraný časový úsek.
• Obrazovku lze típnout i klávesou PrintScreen
• Microsoft Windows 7 obsahuje program na „típání“ části nebo celé obrazovky. Jmenuje se Výstřižky. Tento program umí obrázek snadno dodat do jakékoli MS aplikace. Je i integrován do Microsoft Office 2010.
• Projekt lze uložit jako PDF

Pokud posíláte soubor vytvořený v MS Projectu např. e-mailem, ověřte si, zda i vaše protistrana má nainstalovaný MS Project. Pokud tomu tak není, nebude moci projektový soubor zobrazit. Hledal jsem na webu, ale bohužel nenašel žádný oficiální zobrazovač MPP souborů. Na webu ale k nalezení dost produktů třetích stran, bohužel jsou často placené. Zkuste např. tento, který je pro osobní použití, studenty a neziskové organizace zdarma.

Postrádáte podrobný postup řešení, či si nevíte rady s důležitým úkolem? Objednejte si školení nebo konzultaci, rádi Vám vyjdeme vstříc.