hosting menu left
hosting menu right

top of hosting header
www.efektivne.eu
Microsoft Excel Excel 2013 I.
  • Délka školení - 10 hodin
  • Účastnická cena - 2450 Kč
  • Skupinové slevy
  • Vstupní test znalostí
  • Školení kdekoli v ČR
  • Možnost školení v angličtině
Microsoft Project Project 2013 I.
  • Délka školení - 10 hodin
  • Výborná cena 2950 Kč/osoba
  • Garantovaná kvalita
  • ZDARMA měsíční podpora
  • Školení kdekoli v ČR
  • Možnost školení v angličtině
Microsoft Visio Visio 2013 I.
  • Délka školení - 5 hodin
  • Účastnická cena 1950 Kč
  • Přizpůsobní požadavkům
  • Vstupní test znalostí
  • Školení kdekoli v ČR
  • Možnost školení v angličtině


bottom of hosting header
website hosting main area top

Poslední komentáře

Školení MS Word 2010 - Poznámky

MS Word 2010Smyslem tohoto dokumentu je poskytnout stručné shrnutí základních i některých méně zřejmých způsobů ovládání Wordu. Dokument není možné chápat jako podrobný manuál, ale jako doplněk k výkladu školení. Školení samotné samozřejmě nenahrazuje.

Popis obrazovky

Word 2010 - popis obrazovky

Obrázek 1 - Popis ovládacího prostředí

Na obrazovce jsou důležité následující prvky:

  1. Nabídka Soubor a pohled za oponu (Backstage)
  2. Panel nástrojů Snadný přístup
  3. Pás karet
  4. Prvek pro horizontální rozdělení obrazovky na dvě části, aby bylo možné najednou zobrazit vzdálené části dokumentu
  5. Vybrat objekt pro procházení – lze zvolit libovolný typ objektu v dokumentu a ten pak procházet
  6. Pět způsobů zobrazení dokumentu
  7. Příkazy na stavovém řádku lze upravit kliknutím kdekoli na stavovém řádku. Takto lze například aktivovat režim Přepsat, statistiku Počet slov a další.

Pohyb v dokumentu

  • HOME – přesun na začátek řádku
  • END – přesun na konec řádku
  • CTRL + HOME – přesun na začátek dokumentu
  • CTRL + END – přesun na konec dokumentu
  • Pokud vyberete objekt pro procházení (viz výše Popis obrazovky, bod 5.), lze se mezi vybranými objekty přesouvat dvojitou šipkou nahoru a dolů nebo přes CTRL + PAGE UP a CTRL + PAGE DOWN.

Označování textu

Označování textu není nutné provádět tažením myši od začátku slova po jeho konec, ale mnohem efektivněji:

  • Dvojklik do slova označí jedno slovo
  • Trojklik do slova označí celý odstavec, v kterém se slovo nacházelo
  • Klik + CTRL do slova označí celou jednu větu (text začínající velkým písmenem a končící tečkou)
  • Klik do levého okraje (cca 1 cm před text) označí celý řádek
  • Dvojklik do levého okraje (cca 1 cm před text) označí celý odstavec
  • Trojklik do levého okraje (cca 1 cm před text) označí celý dokument (všechny oddíly)
  • Označování myší se zmáčknutým levým ALTem označí pouze vybraný rámec textu

Word 2010 - blokové označování textu

Obrázek 2 - Označování obsahu

  • Při zmáčknutém CTRL je možné myší označovat nesouvislý text (vhodné pro označování nadpisů)
  • Pro označování je taktéž možné používat funkční klávesu F8, která při:
    1. Jednom stisknutí označí slovo
    2. Dvou stisknutích označí větu
    3. Třech stisknutích označí odstavec
    4. Čtyřech stisknutích označí oddíl
    5. Pěti stisknutích označí dokument (všechny oddíly)
    6. Při označování přes F8 je možné postupovat i opačně (od dokumentu po slovo), a to se zmáčknutým SHIFTem
    7. Režim výběru F8 je možné opustit stiskem Esc.
  • Označování textu lze provádět i za pomoci kurzorových šipek a:
    1. Stisknutého SHIFTu – označování po písmenech
    2. Zároveň stisknutého SHIFTu a CTRL – označování po slovech

Kopírování

Kromě základního způsobu kopírování přes tlačítka Kopírovat (CTRL + C) a Vložit (CTRL + V) je výhodné využívat vícenásobnou schránku neboli schránku sady Office s možností odložení až 24 položek. Její aktivaci je možné provést na kartě Domů, skupina příkazů Schránka ovládací prvek vpravo.

Schránka sady Office

Obrázek 3 - Schránka sady Office

V možnostech schránky sady Office je taktéž možné zapnout nebo vypnout aktivaci schránky přes dvojí zmáčknutí CTRL+C.

Schránka sady Office - možnosti

Obrázek 4 - Možnosti schránky sady Office

Je možné kopírovat jen formáty. A to přes ikonu Kopírovat formát nebo zkratku CTRL + SHIFT + C.

Word 2010 - Kopírování formátu

Obrázek 5 - Kopírování formátu

Výchozí kopírování formátu je jednorázové, po prvním uplatnění jej již není možné znovu uplatnit. Pro trvalé kopírování formátu je nutné na ikonu Kopírovat formát provést dvojklik. Zrušení trvalého kopírování lze provést přes opětovné zmáčknutí ikony Kopírovat formát nebo klávesou Esc.

Pozor, pokud při kopírování formátu není označen žádný text, kopíruje se formát textu i odstavce. Pokud je označeno jen slovo, kopíruje se formát textu, nikoli odstavce.

Základní formátování

  • Tučné písmo – CTRL + B
  • Kurzíva – CTRL + I
  • Podtržené písmo – CTRL + U
  • Dolní index – CTRL + = (rovnítko)
  • Horní index – CTRL + SHIFT + =
  • Změna řádkování – CTRL + SHIFT + 1 (nebo 2, případně 5 na alfanumerické klávesnici)
  • Zaměnit malá písmena za velká (a další kombinace) – SHIFT + F3
  • Změna velikosti písma – CTRL + SHIFT + P
  • Změna typu písma – CTRL + SHIFT + F
  • Zobrazit formátování ve slově, odstavci, oddíle – SHIFT + F1
  • V případě problémů s formátováním lze přes tlačítko Vymazat formátování z označeného textu formátování vrátit do výchozího stavu. Tlačítko se nachází na pásu Domů, skupina příkazů písmo

Word 2010 - informace o použitém formátování a způsobu jeho vymazání

Obrázek 6 - Informace o veškerém formátování & jeho komplexní vymazání

  • Při tvorbě nadpisů je možné nastavit vzdálenost mezi písmeny. Jedná se o proložení znaků. Pro nastavení proložení znaků je nutné nadpis označit a v místní nabídce vybrat příkaz Písmo. Nastavení probíhá na kartě Proložení znaků.

Word 2010 - Formát písma - Proložení znaků

Obrázek 7 - Mezery mezi znaky - proložení

Tabulátory

Pokud potřebujete v dokumentu začít psát nikoli okamžitě z levé strany, můžete si velmi usnadnit práci tabulátory, resp. nastavením jejich zarážek. Tabulátorem se totiž v odstavci přesunete přesně na místo, kde potřebujete začít psát. Výhodou tabulátorů je přesné zarovnání začátků textů v odstavcích pod sebou.

Co je nutné vědět:

  • Tabulátory jsou vlastnosti odstavce. To znamená, že pokud tabulátory nastavíte pouze pro jeden odstavec, po přesunu do jiného je již nemusíte vidět.
  • Tabulátory lze nastavit v jednom odstavci a kopírovat je do jiného přes příkaz Kopírovat formát.
  • Tabulátory přesně nastavíte kliknutím na pravítko (tím vložíte na konkrétní pozici jeden tabulátor) a následně do něj provedete dvojklik. Tím aktivujete okno pro definování tabulátorů.

Word 2010 - nastavení zarážek tabulátorů

Obrázek 8 - Vložení a nastavení zarážek tabulátorů

  • Po vložení tabulátorů je možné je přesouvat na pravítku. Pro přesný přesun podržte levý ALT.

Word 2010 - přesný posun zarážek tabulátorů

Obrázek 9 - Přesný posun zarážek tabulátoru se zmáčknutým ALTem a ikona pro volbu požadovaného typu zarážky

  • Tabulátor lze z odstavce odstranit jeho uchopením a stažením z pravítka dolů.
  • Pokud v dokumentu na jednom místě nastavený tabulátor již nebudete potřebovat (měli jste v úmyslu jej použít např. pouze pro jeden odstavec), dejte jej pryč. Přílišný počet nastavených zarážek tabulátorů komplikuje následnou práci s dalšími tabulátory.
  • Tabulátory lze nastavovat i přes ikonu vlevo od pravítka. Tento postup ale nemusí být příliš přesný. Pro přesný posun je opět možné si pomoci zmáčknutým levým ALTem.
  • U tabulátorů lze nastavit zarovnání textu na levé, pravé, středové, podle desetinné čárky a svislé čáry (pro oddělování odstavců).
  • Mezi jednotlivými zarážkami tabulátorů lze nastavit vodící znaky.

Základní použití stylů

Styly neboli připravené a uložené formátování lze vybrat přes skupinu voleb Styly na kartě Domů nebo z minipanelu.

Word 2010 - styly

Obrázek 10 - Vkládání stylů přes pás karet nebo minipanel

Taktéž je možné si pomoci zobrazením okna Použít styl – CTRL + SHIFT + S.

Pokud potřebujete vytvořit vlastní základní styl, naformátujte text, klikněte do něj pravou myší a z místní nabídky vyberte příkaz Styly, podnabídka Uložit výběr jako nový rychlý styl.

Word 2010 - tvorba vlastního stylu

Obrázek 11 - Tvorba vlastního stylu

Odrážky a číslování

Při psaní v odrážkách nebo číslování je velmi užitečné znát práci s klávesou tabulátor, díky které lze snížit nebo zvýšit úroveň odrážek či číslování. Poté, co zapnete odrážky nebo číslování a napíšete první položku, kterou ukončíte Entrem, je možné na začátku nové odrážky nebo číslování snížit úroveň tlačítkem TAB. Takto je možné snižovat úrovně až po konečnou devátou. Zvýšení úrovně lze provést opět na začátku řádku s odrážkou nebo číslováním kombinací SHIFT + TAB nebo Entrem.

Odrážky a číslování lze již z jiných míst převzít příkazem Kopírovat Formát.

Word 2010 - kopírování formátů

V případě delších dokumentů je možné vytvářet vlastní styly číslování a odrážek a to dokonce pro každou sníženou úroveň zvlášť.

Vkládání objektů

Vkládání lze provádět přes kartu Vložení. Poté, co je do dokumentu vložen objekt, lze jej upravovat přes Kontextové nástroje (např. Tabulky). Pokud objekt není aktivní (nenacházíte se v něm), není možné jej přes Kontextové nástroje měnit (Kontextové nástroje nejsou zobrazeny).

Word 2010 - karta Vložení

Obrázek 12 - Přehled objektů pro vložení

Tabulky

Po vytvoření tabulky je možné snadno přidávat nové řádky z poslední buňky (vpravo dole) klávesou TAB.

Pokud je tabulka na úplném začátku dokumentu (začíná na první stránce a prvním řádku), je možné z první buňky (vlevo nahoře) zmáčknout ENTER a tím se nad tabulku vloží nový řádek, kam lze již běžně psát.

Přes ikonu Tabulky lze vkládat textové tabulky, excelové tabulky, lze kreslit (navrhnout) vlastní tabulky, převádět texty oddělené tabulátory na tabulku, případně používat předpřipravené tabulky (Rychlé tabulky).

Word 2010 - vkládání tabulky

Obrázek 13 - Způsoby tvorby a vkládání tabulek

Wordovou tabulku lze převést na text oddělený tabulátory. Toto lze provést v Kontextových nástrojích Tabulky (Nástroje tabulky), karta Rozložení, skupina příkazů Data, ikona Převést na text.

Excelové tabulky lze do dokumentu vložit zcela běžně. V Excelu stačí tabulku označit, zkopírovat a po přesunu do Wordu ji na požadované místo vložit. Ihned po vložení se zobrazí ikona Možnosti vložení, která nabídne různé varianty vložení.

Word 2010 - možnosti vložení tabulek

Obrázek 14 - Možnosti úpravy vložené tabulky přes schránku

Pokud by žádná z uvedených možností nevyhovovala, lze tabulku vložit přes příkaz Vložit jinak… (karta Domů, skupina příkazů Schránka, tlačítko Vložit – jeho dolní část nabídne příkaz Vložit jinak)

Word 2010 - příkaz Vložit jinak

Obrázek 15 - Vkládání tabulky přes příkaz Vložit jinak

Grafy

Word ve verzi 2010 používá pro práci s grafy plně Excel. Pro vložení grafu zvolte ikonu Graf (karta Vložení, skupina příkazů Ilustrace). Po výběru typu grafu se graf vloží na pozici kurzoru. Údaje, které má graf zobrazit vložte do excelové části obrazovky. Poté stačí Excel zavřít křížkem.

Pro editaci zdrojových dat grafu musí být graf aktivní. Editaci lze provést z kontextových Nástrojů grafu, karta Návrh, skupina příkazů Data, ikona Upravit data. Tento příkaz opět vyvolá Excel, který stačí po úpravě vstupních dat opět zavřít křížkem.

Graf je možné vložit i běžným způsobem z Excelu (CTRL + C a CTRL + V).

Obrázky, KlipArty, SmartArty, WordArty

U obrázků, kromě běžných operací jako je změna velikosti a rotace obrázku, stojí za zmínku možnost obtékání textem. Jeden z jednoduchých způsobů jak obtékání textu nastavit je volba místní nabídky (pravé tlačítko myši) na obrázku a nabídka Obtékání textu, příkazy Obdélník nebo Těsné.

Užitečnou vlastností jsou styly obrázků, kde je k dispozici téměř 30 grafických efektů, které lze na vybraný obrázek uplatnit. Toto lze nastavit po výběru obrázku v kontextových Nástrojích obrázku, karta Formát, skupina příkazů Styly obrázků.

K obrázku je možné připojit i Titulek. Po otitulkování všech potřebných obrázků je možné z titulků vygenerovat přehled.

Klipart je obrázek, často vektorový, který je součástí instalace MS Office, případně jej lze stáhnout z on-line galerie klipartů na stránkách Microsoftu. Po zvolení ikony Klipart stačí do pravého podokna zadat příslušné klíčové slovo situace, kterou chcete graficky vyhledat. Off-line verze samozřejmě nenabízí tak širokou nabídku, jako verze on-line. Kliparty jdou často přebarvit jinými barevnými motivy.

SmartArty nabízí několik desítek připravených diagramů umožňujících vizualizaci dat.

Word 2010 - objekt typu SmartArt

Obrázek 16 - Objekty typu SmartArt

WordArty – grafický text, podobně jako předešlé prvky, nabízí zajímavě zobrazovat text. WordArty jsou vhodné pro tvorbu nadpisů dokumentu, či nejrůznějších brožur a letáků.

Nástroje Obrázky, KlipArty, SmartArty a WordArty jsou integrovány do celého MS Office a lze je ovládat zcela stejně jak ve Wordu, tak i v PowerPointu či Excelu.

Hypertextové odkazy, záložky, křížové odkazy

Hypertextový odkaz lze použít na odkázání se na klíčové místo dovnitř do dokumentu, či mimo dokument. Velmi často se používají při zadávání e-mailových nebo webových adres, kdy převod do hypertextu proběhne automatickou opravou. Pokud potřebujte sami odkázat na vzdálené místo, je nutné značit zdroj, tedy text nebo objekt, z kterého se bude odkazováno. Následně je možné se pomoci místní nabídkou nebo klávesovou zkratkou CTRL + K.

Word 2010 - vkládání hypertextových odkazů

Obrázek 17 - Vkládání a správa hypertextových odkazů

Přes hypertextové odkazy lze z textu nebo objektu odkázat na webovou stránku, soubor, místo v dokumentu, nový dokument nebo na e-mailovou adresu.

Hypertextový odkaz lze zrušit nebo spravovat tak, že na text nebo objekt, obsahující hypertext, kliknete pravou myší a z nabídky vyberete příkazy pro zrušení nebo správu hypertextových odkazů.

Záložka je místo v dokumentu, spíše v mnohostránkovém, kam máte v úmyslu se častěji vracet. Stačí označit text, který má být záložkou, a provést klávesovou kombinaci CTRL + SHIFT + F5. Zde je možné záložku pojmenovat a přidat ji do seznamu záložek.

Po uložení dokumentu lze kdykoli příště zvolit stejnou kombinaci (CTRL + SHIFT + F5), záložku vybrat ze seznamu a přejít na ni. Nebo ji odstranit.

Na existující záložky lze odkazovat i hypertextovými odkazy.

Při odkazování na vzdálená místa dokumentu nebo již uváděné obrázky, tabulky, grafy, rovnice a další objekty lze použít Křížové odkazy. Ty je možno vkládat přes kartu Vložení, skupinu příkazů Vložení, ikonu Křížový odkaz. Křížový odkaz se vkládá na prázdnou pozici kurzoru, není vhodné označovat text nebo objekt. Po vložení křížového odkazu se na místě kurzoru objeví název objektu, na který odkazujeme. Konkrétní křížový odkaz lze upravit nebo aktualizovat z místní nabídky.

Word 2010 - křížové odkazy

Obrázek 18 - Správa křížového odkazu

Stavební bloky

Při opakovaném používání textu, tabulek, rovnic, záhlaví, zápatí, titulních stran a dalších prvků je možné je uložit jako stavení bloky a kdykoli příště je pro vložení vyvolat. Pro vytvoření stavebního bloku je nutné označit základní vstup (text, tabulku nebo něco jiného). Pro přetvoření označeného textu nebo objektu na stavební blok použijte klávesovou zkratku ALT + F3.

Word 2010 - tvorba nového stavebního bloku

Obrázek 19 - Tvorba vlastního stavebního bloku

Kromě základních údajů jako je název stavebního bloku nebo rozdělení do galerie a kategorie lze v části Možnosti vybrat, zda bude mít konkrétní stavební blok rozsah pouze na text, odstavec, či celou stránku (vhodné pro tvorbu vlastních titulních stránek). Kategorie stavebních bloků lze použít jako vstupní data pro formulářové prvky (více v části ovládací formulářové prvky).

Stavební bloky lze vkládat a organizovat přes Galerii stavebních bloků, která je dostupná na kartě Vložení, skupina příkazů Text, ikona Rychlé části, příkaz Organizátor stavebních bloků. Pro zjednodušení je možné si tento příkaz vytáhnout na panel Rychlé spuštění. Stavební bloky lze taktéž vkládat přes kontextové nástroje Záhlaví a zápatí.

 

Word 2010 - Stavební bloky

Obrázek 20 - Uspořádání stavebních bloků

Stavební bloky se ukládají buď do šablony Normal.dotm nebo do Building Blocks.dotm.

Řádek podpisu

Řádek podpisu vypadá podobně jako tradiční místo pro podpis, které může být uvedeno v tištěném dokumentu, ale funguje jinak. Při vložení řádku podpisu do dokumentu můžete zadat informace o podepisující osobě a pokyny pro tuto osobu. Digitálně podepsaný dokument bude určen pouze pro čtení, aby nebylo možné změnit jeho obsah.

Řádek podpisu naleznete na kartě Vložení, skupina příkazů Text, ikona Řádek podpisu.

Word 2010 - řádek podpisu

Obrázek 21 - Vkládání digitálního podpisu

Možnost záznamu digitálních podpisů pomocí řádků podpisu v dokumentech sady Office umožňuje organizacím v případě dokumentů (například smluv) používat procesy podepisování bez použití papíru. Digitální podpisy umožňují na rozdíl od podpisů na papíře zaznamenat, co přesně bylo podepsáno, a podpis lze v budoucnu ověřit.

Symboly

Pokud potřebujete vložit méně používaný symbol, lze jej najít v seznamu dostupných symbolů. Zde lze i změnit typ písma a zobrazit symboly pro jiné sady písem. Např. grafické sady Webdings a Wingdings.

Pro časté vkládání eura, dolaru nebo dalších symbolů stojí zato znát nástroj Windows s názvem Klávesnice na obrazovce. Pokud používáte Windows Vista nebo Windows 7, stačí na klávesnici zmáčknout grafické tlačítko Windows (většinou se nachází mezi levým CTRL a ALT) a napsat slovo KLÁVESNICE. Windows nabídnou ke spuštění program Klávesnice na obrazovce, jehož spuštění stačí potvrdit klávesou ENTER.

Klávesnice na obrazovce - Windows7

Obrázek 22 - Spuštění programu Klávesnice na obrazovce ve Windows 7

Program Klávesnice na obrazovce ukazuje, kde jaké znaky je možno vložit se SHIFTem, ale co není příliš známá věc, taktéž ukazuje, jaké znaky je možné vložit se zmáčknutým pravým ALTem (ALT Gr). Přes Klávesnici na obrazovce lze i znaky vkládat. Jedná se vizualizaci klávesnice, výsledné klávesové kombinace lze používat ve všech programech ve Windows.

Klávesnice na obrazovce z Windows7

Obrázek 23 - Klávesnice na obrazovce ve Windows 7

Ve starší verzi WindowsXP se program nachází v nabídce Start, Programy, Příslušenství, Usnadnění a jmenuje se stejně – Klávesnice na obrazovce. Rozdíl je jen v jeho grafickém provedení.

Pro vkládání méně běžných znaků lze použít i Automatické opravy (musí být zapnuty). Např. (c) změní tento text na ©. Podobných možností jsou v Automatických opravách desítky a lze vytvářet i vlastní. Automatické opravy jsou dostupné přes nabídku Soubor, Možnosti, Kontrola pravopisu a mluvnice, Možnosti automatických oprav.

Word 2010 - automatické opravy

Obrázek 24 - Automatické opravy

Rovnice

Word 2010 a vyšší nabízí kompletně přepracovaný editor rovnic. Je k dispozici na kartě Vložení, skupina příkazů Symboly, ikona Rovnice.

Word 2010 - editor rovnic

Obrázek 25 - Práce s editorem rovnic

Titulní strana

Titulní strana je grafický prvek, který lze vložit na začátek dokumentu. Titulní strany se nachází na kartě Vložení, skupina příkazů Stránky, ikona Titulní strana. Lze vkládat buď výchozí připravené, nebo vlastní, vytvořené přes stavební bloky. Bohužel v režimu kompatibility nelze titulní stranu jednoduše odstranit.

Word 2010 - titulní strana

Obrázek 26 - Titulní strany dokumentu

Vodoznak

Na kartě Rozložení stránky se nachází příkaz Vodoznak. Tento příkaz dokáže do pozadí stránky vložit přednastavený i vlastní text nebo obrázek. Obsah vodoznaku se tiskne na všechny stránky dokumentu. Pro odstranění vodoznaku stačí zvolit příkaz Odebrat vodoznak.

Záhlaví, zápatí, číslování stránek

Pro vstup do záhlaví a zápatí stačí provést dvojklik poblíž horního nebo dolního okraje stránky. Vložený obsah (text či obrázek) se replikuje na všechny stránky dokumentu. Pokud je potřeba mít rozdílný obsah v různých částech dokumentu, je nezbytné dokument rozdělit na oddíly (viz níže). Mezi záhlavími či zápatími rozdílných oddílů je možno se přepínat příslušnými příkazy v kontextových nástrojích Záhlaví zápatí, skupina příkazů Navigace. Ve výchozím stavu jsou všechny oddíly propojeny, tedy vložený obsah do jednoho oddílu se replikuje do všech ostatních. Aby tomu tak nebylo, je nutné propojení oddílů zrušit. Zrušení lze provést tlačítkem Propojit s předchozím. To že je oddíl nezávislý na předchozím lze poznat podle zmizelého upozornění Stejné jako minulé.

Word 2010 - záhlaví a zápatí

Obrázek 27 - Práce se záhlavím a zápatím

Poté, co jsou oddíly rozděleny, lze do každého z nich vložit číslování stránek. Pro nastavení rozdílného stylu číslování, případně jiného typu číslování (arabské, abeceda, římské) je nutné provést nastavení přes ikonu Číslo stránky, příkaz Formát – číslování stránek…

Oddíly

Oddíl je část dokumentu, kterou lze odlišně upravit. Oddíl může mít jiné formátování (např. odstavce mohou mít uspořádání ve více sloupcích), jiný obsah záhlaví a zápatí (např. odlišné číslování), případně lze jeden oddíl zamknout proti změně a ostatní zůstanou odemknuty nebo naopak.

Dokument lze rozdělit na více oddílů tak, že vyberete místo „zlomu“. Na toto místo je nutné přesunout kurzor a zvolit z karty Rozložení stránky, skupiny příkazů Vzhled stránky příkaz Konce.

Word 2010 - oddíly

Obrázek 28 - Vkládání nového oddílu

Nejčastěji se používá typ Další stránka. Pokud je zapnuto zobrazování netisknutelných znaků (CTRL + SHIFT + 8), lze vidět znak konce oddílu. Konec oddílu lze odstranit podobně jako znak, stačí se před konec oddílu přesunout a klávesou DEL jej odstranit.

Pro přesun na začátek požadovaného oddílu je možné provést dvojklik na ukazatel aktivního oddílu na stavovém řádku.

Word 2010 - přehled o aktuálním oddíle

Obrázek 29 - Informace o aktuálním oddíle

Pro rychlý přesun mezi oddíly dále lze použít navigační tlačítka Vybrat objekt pro procházení.

Word 2010 - přepínání mezi oddíly

Obrázek 30 - Přesun na začátek nového oddílu přes tlačítko Vybrat objekt pro procházení

Hromadná korespondence

Hromadná korespondence (dále jen HK) umožňuje hromadný tisk nebo distribuci:

  • Dopisů
  • E-mailových zpráv
  • Obálek
  • Štítků
  • Adresářů
  • Faxů (pokud je připojen a nainstalován faxmodem)

Word 2010 - Hromadná korespondence

Obrázek 31 - Spuštění hromadné korespondence

HK se vždy skládá ze čtyř kroků:

  • Volba výstupu (dopis, štítek…)
  • Zvolení zdroje vstupních dat – nejčastěji adresy z externího excelového souboru nebo propojení do Kontaktů v Outlooku
  • Vložení slučovacích polí
  • Spuštění HK

Pro běžnou práci s HK stačí na kartě Hromadná korespondence postupovat po příkazech zleva doprava.

  1. Spustit hromadnou korespondenci
  2. Vybrat příjemce
  3. Upravit seznam příjemců
  4. Vložit slučovací pole
  5. Pravidla – Pokud pak jinak…

Word 2010 - podmínky při tvorbě hromadné korespondence

Obrázek 32 - Hromadná korespondence - okno pro definování podmínek

  1. Shoda polí (u štítků – slučovací pole z jednoho štítku se replikují do všech ostatních)
  2. Kontrola v Náhledech výsledků
  3. Dokončení přes Upravovat jednotlivé dokumenty nebo Odeslat e-mailové zprávy

Pokud budete pracovat s podmínkovými poli (Pravidla, Pokud pak jinak…), vložené podmínkové pole již nejde běžně upravovat. Pro jeho úpravu nebo vymazání je možné přepnout zobrazení polí přes levý ALT + F9. Stejná zkratka vrací původní zobrazení obsahu.

Word 2010 - kódy polí hromadné korespondence

Obrázek 33 - Hromadná korespondence - zobrazení kódů polí

Pokud jste ze starších verzí byli zvyklí na prací v Průvodci hromadnou korespondencí, je možné si jej vyvolat přes kartu Korespondence, ikonu Spustit hromadnou korespondenci, volba Podrobný průvodce hromadnou korespondencí…, viz Obrázek 28 - Spuštění hromadné korespondence.

Revize

Režim sledování změn lze aktivovat na kartě Revize, ikona Sledování změn nebo klávesovou zkratkou CTRL + SHIFT + E. Jedná se o režim sledování změn, který může kdokoli kdykoli vypnout.

Sledování změn lze spustit i se zabezpečením heslem, bez jehož znalosti vypnutí není možné. Toto zabezpečení je možné přes kartu Revize, ikonu Omezit úpravy, volba Omezit formátování a úpravy.

Word 2010 - revize dokumentu

Obrázek 34 - Aktivace sledovaných změn s použitím zámku

Nezapomeňte proces ukončit tlačítkem Použít zámek.

Poté, co se vám dokument vrátí od více recenzentů, jednotlivé změny můžete sledovat přes zobrazení Podokna revizí nebo Recenzenty.

Word 2010 - přehled recenzentů v nástroji Revize

Obrázek 35 - Přehled recenzentů nástroje Sledování změn

Přesuny mezi jednotlivými změnami lze provést ikonami ve skupině příkazů Změny. Na stejném místě je možné jednotlivé nebo všechny změny přijmout nebo odmítnout.

Přes ikonu Porovnat lze porovnat nebo sloučit dva podobné dokumenty, případně sloučit revize od několika recenzentů do jednoho dokumentu.

Word 2010 - porovnání a slučování dokumentů

Obrázek 36 - Porovnání a sloučení dokumentů

Pokud potřebujete komentovat dokumenty jen základními komentáři, můžete je vkládat na označený text nebo objekt např. klávesovou zkratkou pravý ALT + M.

Zpracování formulářových dat

Word 2010 nabízí dva základní způsoby práce s formulářovými objekty. První způsob zachovává kompatibilitu se staršími verzemi Wordu a nabízí ke zpracování 3 původní formulářové objekty, druhý způsob nacházející se ve Wordu 2010 nabízí formulářových objektů 6, resp. se stavebními bloky 7. Vzhledem k tomu, že dle mého názoru nový způsob neumožňuje jednoduchý rychlý způsob exportu formulářových dat do textového souboru bez znalosti XML, bude vhodné popsat obě varianty práce s formulářovými prvky.

V režimu kompatibility jsou k dispozici tyto formulářové prvky:

  • Textové pole
  • Zaškrtávací políčko
  • Pole se seznamem

Word 2010 - Formuláře

Obrázek 37 - Formulářové nástroje režimu kompatibility

V aktuálním režimu jsou k dispozici tyto ovládací prvky:

  • Text ve formátu RTF (lze jej formátovat)
  • Text (prostý text – formátování se vztahuje pouze na celý odstavec)
  • Obsah obrázku (uživatel při vyplňování formuláře může vložit vlastní obrázek)
  • Pole se seznamem (lze přidat vlastní položku)
  • Rozevírací seznam (uživatel může pouze vybrat, nikoli přidat položku)
  • Výběr data
  • Skupina ovládacích prvků ze stavebních bloků

Word 2010 - nové XML formuláře

Obrázek 38 - Formulářové prvky Wordu 2010

Tyto ovládací prvky nabízí pohodlnou správu přes tlačítko Režim návrhu a Vlastnosti, export jejich obsahu je možný přes XML.

Formulářové prvky v režimu kompatibility i v novém režimu nejsou na první pohled k dispozici. Pro přístup k formulářům je nutné aktivovat kartu Vývojář. Aktivaci lze provést přes nabídku Soubor, Možnosti, Přizpůsobit pás karet, kde lze zapnout kartu Vývojář.

Word 2010 - aktivace panelu Vývojář

Obrázek 39 - Zobrazení karty Vývojář

Formulářové prvky je vhodné vkládat do tabulky, čímž je v příslušné části dokumentu sjednocena forma. Výsledek může vypadat následovně:

Word 2010 - Formuláře

Obrázek 40 – Ukázka starších ovládacích prvků

Pro zadávání formulářových dat je nutné dokument zamknout a povolit změny jen přes Vyplňovací formuláře.

Word 2010 - zamknutí dokumentu s možností vkládání pouze formulářových dat

Obrázek 41 - Zamknutí obsahu kromě formulářových prvků

Poté, takto vyplněný dokument vrátí k vyhodnocení, lze výsledky vyexportovat a importovat např. do Excelu.

PLATÍ JEN V REŽIMU, KDY PRACUJETE SE STARŠÍMI FORMULÁŘI.

Před samotným exportem je nezbytné Wordu „přikázat“, aby ukládal pouze data vložená do formulářových prvků. Toto lze pro každý dokument samostatně nastavit přes nabídku Soubor, Možnosti, v levé navigaci Upřesnit a v množství příkazů musíte najít Ukládat data formulářů jako textový soubor s oddělovači.

Word 2010 - uložení formulářových dat jako TXT

Obrázek 42 - Uložit data formulářů jako textový soubor s oddělovači

Po nastavení a potvrzení této volby je možné přes nabídku Soubor kliknout na příkaz Uložit kopii jako, což otevře klasické dialogové okno pro ukládání.

Word 2010 - uložení formulářových dat jako TXT

Obrázek 43 - Ukládání formulářových dat do prostého textu

Před samotným uložením je ještě nutné v okně Převod souboru určit typ kódování textového souboru. Zde není nutné nic měnit.

Importovaná data bohužel neobsahují záhlaví, která je nutné v Excelu nebo podobné aplikaci dopsat.

Jestliže zpracováváte více výsledků formulářových dokumentů najednou, musíte každý textový výstup importovat samostatně. Tento pracný postup je možné zjednodušit v DOSu. Pokud všechny textové výstupy z formulářů nakopírujete na jedno místo, lze se v DOSu na to toto místo přesunout a zadat příkaz COPY *.* vysledky.txt. Tento příkaz všechny soubory z příslušného adresáře spojí do jediného souboru vysledky.txt, který lze již mnohem snáze použít pro import do Excelu.

Word 2010 - kopírování textových souborů v DOSu

Obrázek 44 - Sjednocení více výsledků formulářových dat do jednoho souboru

Další možností práce s výzkumem nebo sběrem formulářových dat lze provést často snadněji v Google Docs.

Tisk

Náhled před tiskem a jeho zrušení lze provést klávesovou kombinací pravý ALT + I.

Dialogové okno tisku lze vyvolat klávesovou kombinací CTRL + P. Zde můžete mj. nastavit vytištění označeného textu (volba Výběr), vytištění jen sudých a následně lichých stránek, čímž i na levných tiskárnách bez duplexové jednotky dosáhnete oboustranného tisku (volba Tisknout) nebo nastavení zmenšení počtu stránek a jednu stránku A4 (volba Počet stránek na list).

Práce se soubory

Kam a v jakém formátu se budou ukládat soubory lze nastavit přes nabídku Soubor, Možnosti, skupina Uložit. Zde nastavené volby budou považovány za výchozí.

Word 2010 - Výchozí možnosti ukládání

Obrázek 45 - Nastavení výchozích vlastností ukládání souborů

Zabezpečené uložení

Dokument lze uložit s dvojí úrovní ochrany heslem. Obě možnosti se nastavují přes nabídku Soubor, volbu Uložit jako. V dialogovém okně lze přes tlačítko Nástroje, volba Obecné možnosti nastavit heslo pro otevření a heslo pro zápis. Pokud bude zadáno heslo pro otevření, bez jeho znalosti nebude soubor příště otevřen. Pokud bude zadáno heslo pro zápis, dokument bude možno bez znalosti hesla otevřít, ale nebude možné do něj zapisovat. Bude ale možné dokument uložit jako kopii.

Otevírání

Při otevírání dokumentu je možné si zvolit, zda je jej potřeba otevřít klasicky nebo jen pro čtení. Případně, pokud je dokument poškozen, lze jej přes volbu Otevřít spustit v zabezpečeném režimu s možností opravy.

Taktéž je možné často otevíranou složku přesunout do Oblíbených položek.

Word 2010 - tlačítko Otevřít

Obrázek 46 - Méně známé varianty otevírání dokumentu

Digitální podpis

Ve Wordu 2010 lze digitálně podepisovat dokumenty. Digitální podpis (kvalifikovaný osobní certifikát) lze získat např. od České pošty za cenu necelých 400 Kč ročně.

Word 2010 - Digitální podpis

Obrázek 47 - Jak digitálně podepisovat dokumenty

Šablony

Šablona je typ dokumentu, který po otevření vytvoří kopii sebe sama. Ve Wordu může být šablonou soubor DOTX nebo soubor DOTM (typ souboru DOTM umožňuje povolení maker v souboru).

Dokumentem, který je často psán v aplikaci Word, je například podnikatelský plán. Namísto vytváření struktury podnikatelského plánu od začátku můžete použít šablonu s předdefinovaným rozložením stránky, písmy, okraji a styly. Stačí jen otevřít šablonu a zadat text a informace, které jsou specifické pro daný dokument. Pokud dokument uložíte jako soubor DOCX nebo DOCM, bude uložen odděleně od šablony, na které je založen.

Šablony poskytují stejné možnosti jako dokumenty – mohou obsahovat doporučené části nebo povinný text, který budou ostatní používat, a také ovládací prvky obsahu, jako například předdefinovaný rozevírací seznam nebo zvláštní logo. Část šablony je možné chránit, případně lze na šablonu použít heslo, kterým bude její obsah chráněn před změnami.

Šablony jsou k dispozici přes nabídku Soubor, příkaz Nový. Je zde široká škála připravených šablon, případně je možné další stahovat z webu.

Word 2010 - šablony

Obrázek 48 - Přehled dostupných šablon

Pro uložení vlastních šablon použijte tlačítko Nabídku Soubor, Uložit jako. V tomto okně vyberte vlevo nahoře Microsoft Word, Šablony a soubor uložte jako typ Šablona Word. Bezdůvodně šablonu neukládejte jinam.

Word 2010 - Ukládání šablon

Obrázek 49 - Jak uložit šablony

Výchozí místo pro ukládání šablon lze změnit. Např. na síťový disk, kde lze šablony spravovat a sdílet pro více uživatelů. Změnu lze provést přes nabídku Soubor, Možnosti, v levé navigaci volba Upřesnit a téměř dole se nachází tlačítko Umístění souborů…

Word 2010 - změna umístění šablon

Obrázek 50 - Změna výchozího umístění

Na výchozím místě pro ukládání šablon lze vytvořit vlastní adresáře, do kterých lze ukládat další vlastní šablony, což je vhodné, pokud je vlastních šablon větší množství. Vytvořené adresáře se přes nabídku Soubor, Nový, volbu Šablony zobrazí jako samostatné karty. Není možné jen vytvořit adresáře, je nutné každý z nich obsadit alespoň jednou šablonou.

Word 2010 - tvorba vlastních karet šablon

Obrázek 51 - Vlastní karty šablon

ODT

Od MS Office 2010 lze ukládat a otevírat dokumenty ve formátu Open Document Text (ODT). Tento formát umožňuje snadnější výměnu dat mezi MS Office, Open Office a Google Docs. Věrnost dokumentu uloženého v ODT vůči DOCX ale není 100%. Seznam plně podporovaných vlastností lze nalézt v nápovědě pod heslem ODT.

Uložit jako PDF nebo XPS

Word umí nativně ukládat do formátu PDF. Pro ukládání je nutné vybrat příkaz Vytvořit PDF/XPS, který se nachází v nabídse Soubor, Uložit a odeslat. Další variantou použití produktu 3 stran, např. Bullzip, kdy PDF vytvářite přes tisk. Stačí zvolit příslušnou PDF tiskárnu, potvrdit tisk a máte možnost uložit PDF.

Navigační panel

Word 2010 nabízí pro orientaci v rozsáhlejších dokumentech navigační panel. Vyvoláte jej z karty Zobrazení, případně klávesovou kombinací CTRL + F. Navigační panel umožňuje práci s osnovou dokumentu, vyhledávání, přesuny bloků textu, přechody na objekty dokumentu (tabulky, grafy, komentáře, poznámky pod čarou a další).

 Word 2010 - panel Navigace

Obrázek 52 - panel Navigace


Potřebujete znát více? Rádi Vám nabídneme školení a konzultace vytvořené na míru konkrétním požadavkům.


 

 

 

Přidat komentář


Bezpečnostní kód
Obnovit

Vyhledávání

Anketa

Jaký Office používáte nejčastěji?




website hosting main area bottom

Založeno na Joomla!. Designed by: Free Joomla 1.5 Theme, .org.uk tld hosting. Valid XHTML and CSS.